Advokátní kancelář Hrtús Hrtúsová advokáti, která je sdružením, v jehož rámci poskytují právní služby Mgr. Pavel Hrtús, advokát, a Mgr. Kateřina Hrtúsová, advokátka, informuje prostřednictvím těchto zásad o zpracování osobních údajů fyzických osob při poskytování právních služeb, provozu kanceláře, komunikaci se zájemci, klienty a dalšími osobami, zasílání obchodních sdělení a provozu webových stránek.

Tyto zásady se vztahují zejména na klienty, zájemce o právní služby, osoby jednající za klienty nebo jiné právnické osoby, protistrany a další třetí osoby dotčené poskytováním právních služeb, dodavatele a jejich kontaktní osoby, uchazeče o zaměstnání, zaměstnance, koncipienty, praktikanty, návštěvníky kanceláře a uživatele webových stránek správců. Zásady se nevztahují na údaje o právnických osobách jako takových, například obchodní firmu, IČO nebo sídlo; vztahují se však na osobní údaje fyzických osob jednajících za právnické osoby nebo ve vztahu k nim.

I. Správce osobních údajů

Mgr. Pavel Hrtús, advokát
Sídlo: Klimentská 1652/36, 110 00 Praha 1
IČ: 714 63 429
Zapsán v seznamu advokátů České advokátní komory, č. ev.: 11416
Email: pavel.hrtus@hrtusadvokati.cz
Telefon: +420 777 836 718

Mgr. Kateřina Hrtúsová, advokátka
Sídlo: Klimentská 1652/36, 110 00 Praha 1
IČ: 05175569
Zapsána v seznamu advokátů České advokátní komory, č. ev. 17058
Email: katerina.hrtusova@hrtusadvokati.cz
Telefon: +420 777 070 821

Správcem osobních údajů v konkrétní klientské věci je zpravidla advokát, který v dané věci poskytuje právní služby. U činností souvisejících se společným provozem kanceláře, webových stránek, IT systémů, administrativy, marketingové komunikace a souvisejících podpůrných agend mohou advokáti vystupovat jako společní správci, pokud společně určují účely a prostředky zpracování. V takovém případě mezi sebou vymezují své podíly na odpovědnosti za plnění povinností podle GDPR, zejména pokud jde o poskytování informací a výkon práv subjektů údajů.

Správci nejmenovali pověřence pro ochranu osobních údajů. Veškeré dotazy, žádosti nebo uplatnění práv subjektů údajů lze adresovat kterémukoli ze správců prostřednictvím kontaktních údajů uvedených výše; v případě společných agend lze využít také kontaktní email uvedený v těchto zásadách.

II. Kdy zpracováváme osobní údaje

Ke zpracování osobních údajů dochází zejména při těchto činnostech:

1. poskytování právních služeb klientům, vedení advokátních spisů, právní analýze, zastupování a související komunikaci;
2. zpracování údajů třetích osob dotčených poskytováním právních služeb, zejména protistran, účastníků řízení, svědků, zástupců, kontaktních osob smluvních partnerů klientů a dalších osob uvedených v podkladech pro právní služby;
3. komunikace se zájemci o právní služby prostřednictvím e-mailu, telefonu, kontaktního formuláře nebo jiných komunikačních prostředků;
4. vedení účetní, daňové, fakturační a smluvní agendy;
5. plnění povinností podle předpisů upravujících advokacii, účetnictví, daně, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a další právní povinnosti, pokud se na konkrétní případ vztahují;
6. spolupráce s dodavateli, odbornými konzultanty, spolupracujícími advokáty, znalci, tlumočníky, účetními a daňovými poradci;
7. personální a náborová agenda;
8. zasílání obchodních sdělení a právních novinek, jsou-li splněny podmínky pro jejich zasílání;
9. provoz webových stránek, včetně používání nezbytných cookies a případných dalších cookies nebo obdobných technologií podle samostatných zásad cookies.

III. Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme níže uvedené kategorie osobních údajů, a to vždy v rozsahu nezbytném s ohledem na konkrétní účel zpracování a povahu vztahu se subjektem údajů:

Identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, akademický titul, datum narození, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, kontaktní adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo, ID datové schránky, IČO, DIČ a obdobné údaje.

Rozšířené osobní údaje: číslo dokladu totožnosti, pohlaví, státní příslušnost, rodinný stav, místo narození, fotografie a další údaje nezbytné pro konkrétní právní věc.

Platební a fakturační údaje: číslo bankovního účtu, údaje o platbách, fakturační údaje a další údaje nezbytné k realizaci plateb a vedení účetní nebo daňové agendy.

Údaje majetkového a ekonomického charakteru: informace o majetkových poměrech, platební morálce, ekonomické důvěryhodnosti a dalších skutečnostech relevantních pro poskytované právní služby.

Údaje o právech, právních nárocích a řízeních: informace o probíhajících, ukončených nebo hrozících soudních, správních, exekučních, insolvenčních nebo jiných řízeních a souvisejících právních vztazích.

Zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR: zejména údaje o zdravotním stavu, případně další údaje vypovídající o skutečnostech uvedených v čl. 9 GDPR, jsou-li nezbytné pro poskytování právních služeb, určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, plnění zákonných povinností nebo jiný účel přípustný podle GDPR.

Údaje týkající se rozsudků v trestních věcech, trestných činů nebo souvisejících bezpečnostních opatření: tyto údaje zpracováváme pouze tehdy, je-li to nezbytné pro poskytování právních služeb nebo plnění právních povinností a pokud je takové zpracování přípustné podle čl. 10 GDPR a použitelných právních předpisů.

Technické údaje související s používáním webových stránek: zejména IP adresa, typ zařízení a prohlížeče, datum a čas návštěvy, informace o používání webových stránek a údaje získané prostřednictvím cookies nebo obdobných technologií v rozsahu popsaném v zásadách cookies.

IV. Právní základ a účel zpracování osobních údajů

1. Klientská agenda

Osobní údaje klientů zpracováváme zejména za účelem poskytování právních služeb, vedení advokátního spisu, komunikace s klientem, zastupování klienta, právní analýzy, fakturace a ochrany práv a oprávněných zájmů klienta a správců.

Právními základy zpracování jsou zejména:

1. plnění smlouvy o poskytování právních služeb nebo provedení opatření před jejím uzavřením podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR;
2. plnění právních povinností, které se na správce vztahují, podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR;
3. oprávněné zájmy správce nebo třetí strany podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, zejména ochrana právních nároků, vymáhání pohledávek, prevence škod a ochrana práv a oprávněných zájmů správců a klientů;
4. u zvláštních kategorií osobních údajů zejména nezbytnost pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků podle čl. 9 odst. 2 písm. f) GDPR, případně jiný použitelný důvod podle čl. 9 odst. 2 GDPR;
5. u údajů podle čl. 10 GDPR pouze v rozsahu přípustném podle GDPR a použitelných právních předpisů.

2. Třetí osoby

Osobní údaje třetích osob dotčených poskytováním právních služeb, zejména protistran, účastníků řízení, zástupců, svědků, kontaktních osob, osob uvedených ve smlouvách, spisech nebo jiných podkladech, zpracováváme v rozsahu nezbytném pro poskytování právních služeb, ochranu a prosazování práv a právních nároků klientů, plnění zákonných povinností a ochranu práv a oprávněných zájmů správců.

Právním základem je zejména oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR spočívající v poskytování právních služeb a ochraně práv a právních nároků klientů a správců, případně plnění právní povinnosti podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Osobní údaje třetích osob získáváme zejména od klientů, z dokumentů a podkladů předaných klienty, z veřejných rejstříků a evidencí, od orgánů veřejné moci, od protistran a z procesních nebo jiných právních dokumentů.

Při zpracování údajů třetích osob a při vyřizování jejich žádostí zohledňujeme zákonnou povinnost advokátní mlčenlivosti.

3. Kontaktní formulář a emailová komunikace

Pokud nás kontaktujete prostřednictvím emailu, telefonu, kontaktního formuláře nebo jiným způsobem, zpracováváme Vámi poskytnuté osobní údaje za účelem vyřízení dotazu, komunikace s Vámi a případně přijetí opatření před uzavřením smlouvy o poskytování právních služeb.

Právním základem je zejména oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR spočívající v možnosti reagovat na doručené dotazy a komunikaci, případně provedení opatření před uzavřením smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud komunikace směřuje k uzavření smlouvy o poskytování právních služeb.

4. Zasílání obchodních sdělení

Obchodní sdělení a právní novinky zasíláme elektronicky pouze za podmínek stanovených právními předpisy. Osobám, které nejsou našimi klienty, je zasíláme zpravidla na základě jejich souhlasu podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Stávajícím klientům můžeme zasílat obchodní sdělení týkající se našich vlastních obdobných služeb také za podmínek § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb., pokud jsme získali jejich elektronický kontakt v souvislosti s poskytováním služeb a pokud klient měl a má jasnou, zřetelnou, jednoduchou a bezplatnou možnost takové zasílání odmítnout, a to při získání kontaktu i v každé jednotlivé zprávě.

Každé obchodní sdělení bude zřetelně označeno a bude obsahovat platnou adresu nebo jiný jednoduchý způsob, jak lze další zasílání odmítnout.

5. Personální a náborová agenda

Osobní údaje uchazečů o zaměstnání, zaměstnanců, koncipientů a praktikantů zpracováváme zejména pro účely vedení výběrových řízení, uzavření a plnění pracovněprávních nebo obdobných smluv, plnění zákonných povinností a ochranu právních nároků.

6. Soubory cookies

Při provozu webových stránek používáme cookies a obdobné technologie. Technicky nezbytné cookies používáme bez souhlasu, pokud jsou nezbytné pro fungování webových stránek nebo poskytnutí služby výslovně vyžádané uživatelem. Ostatní cookies, zejména analytické nebo marketingové cookies, používáme pouze na základě předchozího prokazatelného souhlasu uživatele.

Podrobnosti o používaných cookies, jejich účelech, době uložení, poskytovatelích a možnosti změnit nebo odvolat souhlas jsou uvedeny v samostatných zásadách cookies.

7. Poskytnutí osobních údajů

Poskytnutí některých osobních údajů může být smluvním požadavkem nebo požadavkem nezbytným pro uzavření či plnění smlouvy o poskytování právních služeb. Některé údaje mohou být nezbytné také pro splnění zákonných povinností správců. Pokud nám nezbytné údaje neposkytnete, nemusíme být schopni právní službu poskytnout, uzavřít nebo plnit smlouvu, splnit zákonné povinnosti nebo řádně chránit práva a právní nároky klienta či správců. Pokud je zpracování založeno na souhlasu, je poskytnutí údajů dobrovolné a souhlas lze kdykoli odvolat.

V. Doba uchování osobních údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro naplnění účelu, pro který byly shromážděny, a po dobu, po kterou nám uchování ukládají právní předpisy nebo je nezbytné pro ochranu práv a právních nároků správců, klientů nebo třetích osob.

Doba uchování se liší podle konkrétní agendy, zejména takto:

1. údaje v klientské agendě a advokátních spisech uchováváme po dobu poskytování právních služeb a následně po dobu stanovenou právními a stavovskými předpisy nebo po dobu nezbytnou k ochraně práv a právních nároků;
2. účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou příslušnými účetními a daňovými předpisy;
3. údaje zpracovávané pro splnění povinností podle AML předpisů uchováváme po dobu stanovenou těmito předpisy, pokud se na konkrétní případ použijí;
4. údaje uchazečů o zaměstnání uchováváme po dobu trvání výběrového řízení a následně jen po dobu nezbytnou k ochraně právních nároků nebo na základě souhlasu uchazeče;
5. údaje z běžné komunikace uchováváme po dobu vyřízení dotazu nebo po dobu navazujícího smluvního či právního vztahu;
6. údaje zpracovávané pro zasílání obchodních sdělení uchováváme do odvolání souhlasu nebo do odmítnutí dalšího zasílání, případně po dobu trvání relevantního klientského vztahu, pokud je zasílání založeno na zákonném režimu pro stávající klienty.

Po uplynutí příslušné doby uchování osobní údaje vymažeme nebo anonymizujeme, nebrání-li tomu právní povinnost nebo potřeba ochrany právních nároků.

VI. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu a pouze tehdy, je-li to potřebné pro naplnění účelů uvedených v těchto zásadách, pro poskytování právních služeb, plnění zákonných povinností nebo ochranu práv a právních nároků. Příjemci osobních údajů mohou být zejména:

• Soudy, správní orgány a jiné orgány veřejné moci – v rozsahu nezbytném pro vedení řízení a splnění zákonných povinností;
• Spolupracující advokáti, znalci, tlumočníci a odborní konzultanti – v rozsahu nezbytném pro poskytování právních služeb;
• Účetní, daňoví poradci a auditoři – v rozsahu nezbytném pro plnění daňových a účetních povinností;
• Poskytovatelé IT služeb, hostingu, softwaru a správy informačních systémů – v rozsahu nezbytném pro zajištění provozu kanceláře a jejích systémů;
• Protistrany a jejich zástupci – v rozsahu nezbytném pro vedení sporu, jednání nebo poskytování právních služeb;
• Poskytovatelé poštovních a kurýrních služeb – při doručování zásilek.

Někteří příjemci vystupují jako samostatní správci, zejména orgány veřejné moci, soudy, správní orgány, protistrany nebo jejich právní zástupci. Jiní příjemci mohou vystupovat jako zpracovatelé, zejména poskytovatelé IT, hostingu, softwaru, účetních nebo administrativních služeb. Se zpracovateli uzavíráme odpovídající smluvní ujednání a zavazujeme je k ochraně osobních údajů a důvěrnosti.

Při předávání údajů osobám podílejícím se na poskytování právních služeb vždy zohledňujeme povinnost advokátní mlčenlivosti.

Osobní údaje zásadně nepředáváme do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor ani mezinárodním organizacím, ledaže je to nezbytné pro poskytování právních služeb, splnění zákonné povinnosti, ochranu právních nároků nebo používání konkrétní služby, u níž je takové předání zajištěno v souladu s GDPR. Pokud by k předání osobních údajů do třetí země docházelo, zajistíme, aby probíhalo na základě odpovídajícího právního mechanismu podle GDPR, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiné přípustné záruky.

VII. Práva Subjektu údajů

Subjekt údajů má vůči správcům zejména následující práva:

• Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR): subjekt údajů má právo získat potvrzení, zda jsou jeho osobní údaje zpracovávány, a pokud ano, obdržet kopii zpracovávaných osobních údajů spolu s informacemi o jejich zpracování.
• Právo na opravu (čl. 16 GDPR): subjekt údajů má právo na opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů.
• Právo na výmaz (čl. 17 GDPR): subjekt údajů má právo na výmaz svých osobních údajů, jsou-li splněny podmínky stanovené GDPR. Toto právo se neuplatní zejména tehdy, je-li zpracování nezbytné pro splnění zákonné povinnosti nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
• Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR): subjekt údajů má právo požadovat omezení zpracování osobních údajů za podmínek stanovených GDPR.
• Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR): subjekt údajů má právo obdržet osobní údaje, které správcům poskytl na základě souhlasu nebo smlouvy, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu.
• Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR): subjekt údajů má právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování osobních údajů prováděnému na základě oprávněného zájmu, včetně zpracování pro účely přímého marketingu.
• Právo odvolat souhlas: byl-li souhlas se zpracováním osobních údajů udělen, může být kdykoliv odvolán, aniž by to mělo vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním.
• Právo podat stížnost u dozorového úřadu: subjekt údajů má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz, pokud se domnívá, že zpracování jeho osobních údajů je v rozporu s GDPR.

Při vyřizování žádostí subjektů údajů posuzujeme každou žádost individuálně. Výkon práv subjektu údajů může být v konkrétním případě omezen právními povinnostmi správců, ochranou práv a právních nároků, právy třetích osob a zákonnou povinností advokátní mlčenlivosti.

Výše uvedená práva lze uplatnit písemně na adrese sídla správců nebo emailem na info@hrtusadvokati.cz. Na žádost subjektu údajů reagujeme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od jejího obdržení. V případě potřeby a s ohledem na složitost nebo počet žádostí může být tato lhůta prodloužena o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodech bude subjekt údajů informován.

Při zpracování osobních údajů neprovádíme automatizované individuální rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR ani profilování, které by pro subjekt údajů mělo právní účinky nebo se jej obdobným způsobem významně dotýkalo.

VIII. Zabezpečení osobních údajů

Přijali jsme technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před neoprávněným přístupem, ztrátou, zničením, změnou, neoprávněným zpřístupněním nebo jiným neoprávněným zpracováním. Tato opatření zahrnují zejména řízení přístupových oprávnění, zabezpečení zařízení a informačních systémů, zálohování, používání vhodných smluvních závazků s dodavateli, omezení přístupu k osobním údajům pouze na osoby, které jej potřebují pro plnění svých úkolů, a povinnost mlčenlivosti osob podílejících se na poskytování právních služeb.

S ohledem na povahu advokacie jsou osobní údaje chráněny také zákonnou povinností advokátní mlčenlivosti podle § 21 zákona o advokacii. Tato povinnost se vztahuje nejen na advokáty, ale v zákonem stanoveném rozsahu také na zaměstnance a další osoby podílející se na poskytování právních služeb, a trvá i po skončení poskytování právních služeb.

IX. Změny zásad ochrany osobních údajů

Správce je oprávněn tyto Zásady kdykoliv aktualizovat, a to zejména v případě změny právní úpravy nebo změny rozsahu a způsobu zpracování osobních údajů. Aktuální znění Zásad je vždy dostupné na webových stránkách Správce.

Tyto zásady jsou účinné od 1. 5. 2026

Hrtús Hrtúsová advokáti