Ochrana oznamovatelů: povinnosti firem a kde neudělat chybu

Ochrana oznamovatelů je zákonná povinnost zaměstnavatelů zavést bezpečný kanál pro hlášení protiprávního jednání a ochránit toho, kdo jej využije, před odvetou. V České republice ji upravuje zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, a od srpna 2023 dopadá především na firmy s nejméně padesáti zaměstnanci a na vybrané veřejné instituce.

Následující text shrnuje srozumitelně, na koho povinnosti dopadají, co musí podnik reálně zavést a proč se vyplatí brát whistleblowing jako nástroj vlastní obrany, nikoli jako další položku v seznamu byrokratických nepříjemností.

Proč oznamovatel není práskač

V mnoha firmách i ve veřejné debatě stále přežívá představa, že upozornit na protiprávní jednání znamená zradit kolegy. Tato představa je nejen nespravedlivá vůči lidem, kteří se snaží upozorňovat na nezákonné jednání, ale především škodlivá pro samotnou firmu či organizaci. Ten, kdo nepravost nahlásí, totiž zpravidla není nepřítel firmy. Naopak to bývá poctivý pracovník, který chce napravit problém dřív, než přeroste v reputační, finanční či trestněprávní problém jeho firmy.

Praxe i statistiky dlouhodobě potvrzují, že podvody, korupci a zneužití pravomoci odhalí nejčastěji člověk, který je přímo u dění, málokdy je to sebelépe nastavený interní audit nebo kontrolní orgán. Žádná směrnice nezabrání tomu, kdo chce pravidla obejít, aby tak učinil. Pokud ovšem zaměstnanci nevěří, že jejich podnět bude vyslyšen a že jim za něj nehrozí odveta, raději mlčí. Takové mlčení potom může firmu vyjít nejdráž, dokonce ji laicky řečeno zlikvidovat.

Koho se zákon o ochraně oznamovatelů týká

Povinnost zavést vnitřní oznamovací systém dopadá především na zaměstnavatele s nejméně padesáti zaměstnanci, na veřejné zadavatele, na obce nad deset tisíc obyvatel a na subjekty působící ve vybraných regulovaných oblastech, typicky ve finančních službách nebo v oblasti předcházení praní špinavých peněz. Pro zaměstnavatele s 250 a více zaměstnanci platila povinnost již od srpna 2023, menší podniky s 50 až 249 zaměstnanci měly systém zavést nejpozději do prosince 2023.

Pokud tedy firma překročí padesát zaměstnanců, musí splnit požadavky na zavedení vnitřního oznamovacího systému a zajistit ochranu pro případného oznamovatele před tzv. odvetnými opatřeními, jako jsou kupříkladu rozvázání pracovního poměru, snížení odměny apod.

Co musí firma podle zákona reálně zavést

Samotné prohlášení, že podnik whistleblowing podporuje, nestačí. Zákon vyžaduje konkrétní kroky. Firma musí zavést vnitřní oznamovací systém, který umožní podat oznámení písemně, ústně i osobně, a musí určit takzvanou příslušnou osobu, tedy konkrétního člověka pověřeného přijímáním a posuzováním oznámení. Tato příslušná osoba má potom ze zákona několik povinností. Musí zpravidla do sedmi dnů informovat oznamovatele o přijetí oznámení, oznámení posoudit a o výsledku posouzení oznamovatele informovat do třiceti dnů, s možností tuto lhůtu za splnění podmínek prodloužit.

Menší povinné subjekty do 249 zaměstnanců mohou systém sdílet nebo využít již zavedený systém jiného subjektu, příslušnou osobou pak může být i externí dodavatel. To bývá pro řadu firem praktičtější řešení než budovat agendu vlastními silami. Důležité je, aby systém nebyl jen formální a navenek. Oznamovatel musí mít jistotu důvěrnosti a příslušná osoba musí mít reálné možnosti i kompetence oznámení prošetřit.

Co jsou odvetná opatření a proč jsou zakázaná

Smyslem zákona není evidence stížností, nýbrž ochrana člověka, který oznámení podá. Zaměstnavatel proto nesmí vůči oznamovateli uplatnit takzvané odvetné opatření, tedy například výpověď, snížení mzdy, přeložení, převedení na jinou práci, neprodloužení smlouvy na dobu určitou nebo jiné znevýhodnění v souvislosti s učiněným oznámením. Ochrana se přitom nevztahuje jen na samotného oznamovatele, ale i na osoby jemu blízké, kolegy, kteří mu pomohli, nebo na společnost, kterou ovládá. Cílem tedy je poskytnout oznamovateli jistotu, že jím učiněné oznámení nebude pro něj mít negativní důsledky. Tato obava totiž jistě je hlavní překážkou pro to, aby jakékoliv oznámení o nezákonném jednání vůbec bylo učiněno.

Pro firmu z toho plyne praktický a často podceňovaný důsledek. Jestliže dá zaměstnanci, který krátce předtím něco oznámil, výpověď, ocitá se v důkazně nevýhodném postavení a musí být schopna prokázat, že její rozhodnutí s oznámením nijak nesouviselo. Personální krok, který by jindy proběhl bez povšimnutí, se tak může stát zdrojem komplikovaného sporu.

Jaké hrozí sankce a kdo plnění kontroluje

Dodržování povinností v oblasti ochrany oznamovatelů kontroluje inspekce práce. Tento úřad za rok 2025 provedl přes jednadvacet tisíc kontrol, ty se však zatím týkají primárně jiných oblastí jeho zájmu. Riziko postihu je v případě nesplnění povinností podle zákona o ochraně oznamovatelů zcela konkrétní. Za nezavedení vnitřního oznamovacího systému nebo za porušení povinnosti zachovat důvěrnost hrozí povinnému subjektu pokuta až do výše jednoho milionu korun, samotné příslušné osobě pak pokuta v řádu desetitisíců.

Vedle pokuty bývá pro firmu citelnější dopad reputační. Údaj o tom, že podnik nemá funkční oznamovací kanál nebo že znevýhodnil zaměstnance za oznámení, dnes neunikne ani obchodním partnerům, ani uchazečům o zaměstnání.

Jak dlouho oznámení uchovávat a kdy je skartovat

Whistleblowingem práce s oznámením nekončí. Příslušná osoba zpracovává citlivé osobní údaje a interní informace, které je třeba určitou dobu uchovat a poté řádně zlikvidovat. Zákon o ochraně oznamovatelů zde naráží na předpisy o archivnictví a spisové službě a obě úpravy je nutné sladit. Dokumenty k oznámení se uchovávají po stanovenou dobu, zpravidla pět let, a teprve poté lze přistoupit ke skartaci, vždy způsobem, který i v této fázi zachová ochranu totožnosti oznamovatele. Právě tato navazující agenda bývá v praxi opomíjena nejčastěji, ačkoli i ona podléhá kontrole.

Whistleblowing není izolovaný problém, ale součást compliance

Oznamovací systém dnes nelze posuzovat odděleně od ostatních oblastí firemní compliance. Oznámení podané vnitřním kanálem často otevře otázky kolem nákupních procesů, prověřování obchodních partnerů nebo opatření proti praní špinavých peněz. Evropská i tuzemská regulace tyto oblasti stále těsněji propojuje a slabina v jedné z nich rychle vytváří problém v druhé. Pro firmu to znamená, že whistleblowing se vyplatí nastavit ne jako izolovanou povinnost, nýbrž jako součást širšího systému řízení rizik, v němž platí, že rozhoduje doložitelnost a prokazatelnost každého kroku.

Potřebujete nastavit ochranu oznamovatelů? Ozvěte se

V kanceláři HRTÚS HRTÚSOVÁ advokáti pomáháme firmám nastavit ochranu oznamovatelů tak, aby obstála při kontrole a zároveň skutečně chránila podnik i jeho lidi. Připravíme vnitřní oznamovací systém a navazující směrnice, převezmeme roli příslušné osoby nebo proškolíme tu vaši, posoudíme, zda zamýšlený personální krok vůči oznamovateli nezakládá riziko sporu, a sladíme celou agendu s pravidly o archivaci i s ostatními oblastmi compliance.

Pokud zaměstnáváte přes padesát lidí a dosud nemáte jistotu, že váš systém požadavkům zákona vyhoví, případně pokud vám už na stole leží konkrétní oznámení a nevíte, jak dál, doporučujeme konzultaci v co nejranější fázi.

Pro konzultaci nás kontaktujte na info@hrtusadvokati.cz nebo telefonicky.